Aplicação do POC3 na gerencia de projetos, será que ajuda a simplificar?

Não quero misturar conceitos de gerencia de projetos, até porque já temos diversas metodologias (PMI, ITIL, IPMA) e seria muita audácia da minha parte criar mais uma! O que assusta nas metodologias atuais de gerencia de projetos são as próprias metodologias… Elas se mostram inicialmente cheias de controle, burocracia e regras.

Bem, talvez aproveitar um conceito da Administração chamado POC3 (Planejar, Organizar, Coordenar, Controlar e Comandar ) pode nos ajudar a entender gerencia de projetos, e ainda mais: nos encorajar a crescer para conceitos atuais desta área.

Bem, então vamos ver na prática como seria o POC3 na gerencia de projetos! Antes de qualquer coisa resgatemos o tripé básico de qualquer projeto:

Recursos (humanos e materiais)

Tempo (prazos e metas)

Necessidades (escopo, requisitos e estratégias)

Criemos um exemplo: Imagine que temos um projeto de e-Commerce dentro dessa estrutura de POC3, mas também introduzindo alguns conceitos bem básicos de PMI (é inevitável). Vou lançar as perguntas que cada fase precisa responder, e vá visualizando nesse nosso projeto fictício, então comecemos!

Planejar – Nesta fase organizemos o escopo, o que se espera claramente com o projeto da nossa loja virtual? O que o cliente espera com o projeto? Do que ele realmente precisa? (nem sempre ele sabe expressar o que precisa!), quais atividades serão necessárias para desenvolver esse projeto? O prazo do cliente é possível? É possível prever o tempo necessário no projeto? Quanto é o lucro liquido desejável por parte do desenvolvedor? Será preciso fazer investimentos? Respondidas essas questões, seqüenciamos as atividades e duração de cada atividade.

Organizar – Gerenciar os recursos disponíveis é sempre um desafio, sejam eles: financeiros, humanos ou materiais! Quanto vai custar cada fase do projeto? Quantas pessoas serão envolvidas no projeto? Quanto tempo cada um irá dedicar ao projeto? Qual o custo por hora de cada pessoa envolvida? Há equipamentos ou materiais que serão usados? Qual o custo do uso desses materiais? Há depreciação? O cliente deverá fazer algum investimento paralelo? O fornecedor da solução deverá fazer algum investimento por conta própria?

Todas essas perguntas são tão importantes, que muitas vezes o departamento comercial ignora essas variáveis e oferta um preço fora da realidade do cliente, ou do fornecedor da solução. Perceba: Ambas as partes devem terminar este projeto satisfeitas!

Coordenar – Reunir os grupos de trabalho, delimitar atribuições e ações para cada individuo. Quem vai liderar as equipes de trabalho? Todos têm a visão geral do projeto? Quem vai gerenciar a documentação? A equipe de design tem bem clara a expectativa do cliente? A equipe de desenvolvimento tem todas as informações necessárias? Como esta a integração do trabalho entre as equipes? Como a equipe de segurança vai implementar as formas de pagamento da loja virtual? Quem irá negociar com o gateway de pagamentos? E a equipe de hardware sabe claramente customizar o servidor e o link para este projeto? Quais os certificados de segurança serão utilizados?

Controlar – Dentre todos os desafios, esse para mim é o maior: Seguir os prazos estipulados no projeto! Algumas variáveis como criatividade, materiais, serviços terceirizados, novas tecnologias podem alterar o planejamento, mas perseguir os prazos sempre continua sendo nosso objetivo! Agora não devemos esquecer que projetos trabalham com estimativa, e não com tempo absoluto… é preciso voltar ao planejamento algumas vezes

Quando se estipula prazos aos indivíduos, cria-se uma expectativa pela cobrança, e ela deve existir, a equipe sempre espera ser controlada, projeto é sinônimo de controle! Na minha visão existem sempre dois erros:

1 – Cobrar o que não foi combinado formalmente, baseado apenas na “expectativa”
2 – Não cobrar o que foi combinado, isto tira toda a autoridade dos controles

Comandar – Entregar a loja virtual no prazo, alcançar a expectativa do cliente, ter as rédeas dos custos do projeto e balancear o trabalho dos colaboradores sem ultrapassar as estimativas. Isso é gerenciar os projetos. Vejo muitos casos de gerentes que confundem comandar com mandar, gosto deste termo “co-mandar”, porque isso denota envolver-se com os comandados, dividir com eles a liderança do projeto.

Como pôde ver, essa é a minha visão mais simplista de um tema tão complexo! Como eu disse, não tenho a ambição de criar uma nova metodologia, mas simplesmente refletir sobre como conceitos simples como POC3 pode abrir um pouco os horizontes sobre o tema. Para subir uma escadaria, é preciso pisar no primeiro degrau…

Aqui a gente só deu o primeiro passo, o restante é com você!

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6 Resultados

  1. sergio vasconcellos disse:

    Parabens pela linguagem fácil e dinâmica nas explicações. a minha pesquisa na verdade foi sobre POC 3+5, mas voce me ajudou quanto ao tripé que sustenta o modelo gerencial. Obrigado!

  2. Rodrigo disse:

    Oi Conceição!

    Na minha área de tecnologia estamos mais acostumados com esses conceitos dentro da área de Governança em TI, pois como o ciclo de vida de projetos em TI é dinâmico, mudando a cada estágio ou fase, as necessidades são ajustadas a todo instante, se torna cada vez mais necessário o investimento em melhoria de processos, seja utilizando uma nova MDS (Metodologia de Desenvolvimento de Software) ou através de metodologias como ITIL voltada para a infra-estrutura de TI, seja através do PMBOK que dita os processos gerenciais estipulados pela instituição americana PMI (Project Management Institute) ou mesmo o COBIT responsável pelos processos de governança de TI.
    Vejo o POC3 como os passos gerenciais que podem ajudar nesses processos que citei, eu diria que é a equação para a administração eficaz!

  3. conceiçao cavalcante disse:

    ‘Boa Tarde!comesei fazer curso de adm.,acredito que vou presisar da sua ajuda se for possivel,nosso Prof folou no primeiro dia de aula,sobre o POC 3,fiquei curiosa em saber mais. bjs e ate mais conto com vsc para tirar minhas duvidas.

  4. Rodrigo disse:

    Olá Víttor! Realmente falar do POC3 é um grande desafio, até porque não sou administrador, mas há poucos dias atrás estive lendo dois artigos interessantes e que talvez possam lhe servir tambem, são textos falando sobre gerência e que abordam o aspecto do conceito POC3:

    Governança de Projetos em TI: http://www.ogerente.com.br/novo/artigos_ler.php?canal=14&canallocal=46&canalsub2=148&id=792

    A Ergonomia e o Pensamento Gerencial: http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/a-ergonomia-e-o-pensamento-gerencial/13280/

  5. Vittor Azevedo disse:

    Então, Rodrigo, a explicação me esclareceu muito o que os livros de concurso estão querendo dizer com tudo isso. Nunca tinha ouvido falar desse POC3.
    Agora, não tem como você dar um exemplo mais claro, sem essas perguntas, algo mais específico, e descrever (de forma simples também) o que acontece, como se estivéssemos assitindo a um filme de uma situação real, entende? Seria muito bom!!!

    Valeu!

  6. Estou esperando os próximos passos! Gostei muito da linguaguem que você usou, muito acessível. Parabéns..!

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