O brainstorm e os mapas mentais, dá até para usar a web!

O termo “brainstorm” já virou piada de mal gosto em alguns ambientes corporativos, isso porque muitos executivos “bem intencionados” decidiram realizá-lo de forma equivocada, gerando mais uma “tempestade de problemas” do que propriamente uma tempestade de idéias. A pessoas ignoram o fato de que uma das grandes vantagens do brainstorm é a velocidade em que ele é feito, portanto ficar parado em idéias que não as ideais não é bom para o próprio processo de brainstorm, devemos respeitar as devidas fases do processo, que a organização da idéia surgirá durante o processo. E claro, não se esqueça que o brainstorm é uma “arte” que vai ser aprimorada com o passar do tempo. Não espere resultados fenomenais na primeira vez e nem desista se não conseguir na terceira!

Para você que não tem muito conhecimento sobre os conceitos de uma reunião de idéias, geralmente ela consiste das seguintes etapas:

1) Orientação
Determina-se a verdadeira natureza do problema, propondo por escrito e descrevendo os critérios para aceitação da solução proposta. A maneira como o problema é proposto condiciona o trabalho do grupo, que pode se limitar a procurar soluções restritas (fronteiras estreitas) ou mais criativas (fronteiras amplas).

2) Preparação
Reúnem-se os dados relativos ao problema, como outros produtos existentes, concorrentes, existência de peças e componentes, materiais e processos de fabricação, preços, canais de distribuição, etc.

3) Análise
A orientação e a preparação são analisadas, verificando se foram completas e determinando as causas e efeitos do problema – para decidir, inclusive, se vale a pena prosseguir.

4) Ideação
É a fase criativa propriamente dita, quando são geradas as alternativas para a solução do problema. Nesse momento, é importante o papel do líder para estimular a geração de idéias na direção pretendida e coibir julgamentos dos demais participantes.

5) Incubação
Freqüentemente, a ideação entra numa fase de frustração, quando a fluência das idéias diminui. Nesse ponto, a sessão pode ser suspensa, para um afastamento deliberado do problema, por um período de um dia ou mais. Após essa pausa, pode acontecer de surgir a iluminação, isto é, quando a solução aparece mais facilmente.

6) Síntese
As idéias são analisadas, juntando-se as soluções parciais em uma solução completa do problema.

7) Avaliação
Finalmente, as idéias são julgadas, fazendo-se uma seleção das mesmas, de acordo com os critérios definidos na etapa de Orientação.

Essas etapas não precisam ser seguidas com rigidez. Porém, é importante atentar para três aspectos dessa metodologia:

  • A qualidade das idéias depende de uma boa preparação,
  • Que considere todos os fatores pertinentes ao problema. De preferência, deve existir um ou dois membros do grupo que tenham familiaridade com o problema, a fim de esclarecer as dúvidas dos demais participantes da sessão.
  • A quantidade de idéias é maior quando se separa a fase de Ideação da Avaliação, de modo que a geração de idéias aconteça totalmente livre de julgamentos.
  • Quando houver um desvio grande em relação à orientação, o líder pode reposicionar o grupo.
  • Finalmente, é fundamental que seja respeitada a etapa de Incubação, para que o grupo relaxe e se desligue voluntariamente do problema, de forma a possibilitar a reorganização das idéias.

Agora uma falha muito comum em sessões de brainstorm é que normalmente ao final não se organiza um fluxograma das idéias e de como poderão ser colocadas em práticas as sugestões… Muitas vezes poucas soluções surgem porque não organizamos o universo das idéias, dai surge a como solução o uso do do mapa mental.

O princípio do mapa mental é baseado no comportamento do cérebro que organiza o conhecimento através de conexões entre as idéias. Na prática profissional, é uma ferramenta importante para conduzir reuniões ou para registrar sessões de brainstorming . Na vida pessoal, pode ser usado para alinhar as idéias e planejar ações nos projetos do cotidiano.

Os mapas mentais podem ser elaborados usando papel e caneta (alguns especialistas defendem ferozmente essa abordagem) ou usando aplicativos especializados como o MindMeister. Para os adeptos da filosofia “Web as a platform” aqui vai uma boa dica para criar seus mapas: MindMeister. O MindMeister é uma excelente aplicação Web 2.0 que, além de ter uma ótima usabilidade, oferece recursos importantes como importação/exportação e colaboração. A assinatura básica do serviço é gratuita, mas alguns recursos avançados só estão disponíveis para os usuários pagantes.

O Mind-mapping é uma visualização de idéias através de diagramas-estrela simples onde há uma idéia / objeto central. A esse nó central você pode adicionar ilimitados caminhos e sub-caminhos com máxima liberdade relativa a tamanho e posição de cada um. Esta simples estrutura te permite esboçar facilmente tarefas de projeto, listas de recursos, e até mesmo planejar uma sequeência de passos a ser tomado.

Tudo que é preciso para aprender a operar uma típica ferramenta de mind-mapping é conhecer duas teclas em seu teclado: uma para criar o novo primeiro nível de objetos e outra para criar níveis “aninhados”. Pronto. Uma vez quer você tenha essas duas teclas você basicamente pode criar mind-maps que podem ficar ricos e complexos de acordo com sua imaginação.

Bem, quem sabe mais adiante eu possa mostrar na prática o resultado de Brainstorm através de um mapa mental bem elaborado, mas fica a dica, crie seu login no MindMeister e experimente essa incrivel ferramenta!

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